Executive Team Assistant

• Unterstützung der Führungskräfte bei Terminplanung, Reisen, Vorbereitung von Meetings und Nachbereitung.
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Korrespondenz mit Genauigkeit und Diskretion.
• Unterstützung bei der Koordination abteilungsübergreifender Initiativen und interner Kommunikation.
• Umgang mit vertraulichen Informationen mit Professionalität und Integrität.

• Organisation von nationalen und internationalen Reisen für Teammitglieder und Führungskräfte.
• Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln unter Berücksichtigung von Kosten und Komfort.
• Erstellung detaillierter Reisepläne und Bearbeitung kurzfristiger Änderungen.

• Planung, Organisation und Durchführung von Firmen- und Teamevents, Meetings und Feierlichkeiten.
• Koordination der Logistik wie Veranstaltungsorte, Catering, Zeitpläne und Materialien.
• Kreative und detailorientierte Gestaltung von internen und externen Veranstaltungen.

• Professioneller und herzlicher Empfang von Besuchern, Kunden und Dienstleistern.    Verwaltung eingehender Post, Telefonate und E-Mails mit zeitnaher und präziser Bearbeitung.
• Pflege eines organisierten, einladenden und effizienten Büroambientes.
• Kontrolle der allgemeinen Büroinstandhaltung, einschließlich Materialbeschaffung, Raumorganisation und Dienstleisterkoordination.

• Organisation des täglichen Caterings, der Kaffeestationen und Küchenvorräte für eine angenehme Atmosphäre.
• Koordination mit Gebäudedienstleistern für Wartung und Reparaturen.
• Überwachung von Reinigung, Sicherheit und allgemeinen Facility-Prozessen zur Sicherstellung eines komfortablen und sicheren Arbeitsplatzes.

• Bildungshintegrund: Bevorzugt Bachelor-Abschluss (z. B. in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich) oder vergleichbare Ausbildung.
• Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in Büroorganisation, administrativer Unterstützung oder als Assistenz der Geschäftsleitung.
• Sprachen: Fließend in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich); weitere Sprachen von Vorteil (z. B. Finnisch, Rumänisch, Französisch, Spanisch).
• Fähigkeiten:
  • Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
  • Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Talent.
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office.
  • Nachgewiesene Erfahrung in Eventplanung und Logistikkoordination.
  • Professionalität, Diskretion und Liebe zum Detail.

Persönliche Eigenschaften

• Proaktiv und lösungsorientiert.
• Freundlich, zugänglich und serviceorientiert.
• Flexibel und anpassungsfähig bei wechselnden Prioritäten.
• Teamplayer mit Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.

• Gestalte aktiv ein positives, effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld.
• Arbeite eng mit der Führungsebene zusammen und trage zur Unternehmenskultur und -organisation bei.
• Genieße Abwechslung im Arbeitsalltag – von Reiseplanung bis Eventorganisation.
• Sei Teil eines kollaborativen, unterstützenden und dynamischen Teams.

• Arbeiten von (fast) überall – Nimm deinen Job mit auf Workation und lass dich von neuen Orten inspirieren.
• Zeit für Wachstum – Ein Karriereframework unterstützt deine berufliche und persönliche Entwicklung – mit bis zu 6 zusätzlichen freien Tagen pro Jahr für deine Weiterbildung.
• Social Day – Ein bezahlter Tag pro Jahr, um etwas zurückzugeben: Engagiere dich ehrenamtlich, unterstütze eine gute Sache oder nimm an einer Umweltaktion teil.
• Fahrradleasing – Bleib fit und nachhaltig unterwegs. Wir übernehmen Vertrag und Versicherung.
• Wähle deinen Vorteil – Entscheide dich für das Benefit, das am besten zu deinem Leben passt: Fitness-Mitgliedschaft, ÖPNV-Ticket, Altersvorsorge oder monatlicher Bonus.
• Hundefreundliches Büro – Bring deinen vierbeinigen Kollegen mit. Achte nur darauf, dass er niemandem das Mittagessen klaut.